Microsoft Word yang selama ini kami gunakan untuk membuat laporan tugas kuliah dan juga laporan pekerjaan, sebetulnya memiliki fitur untuk membuat daftar isi secara otomatis tanpa diketik manual. Itu dapat dilakukan hanya dengan memanfaatkan Heading Styles yang terdapat pada menu Home dibagian atas layar Microsoft Word.
Namun prosesnya tidak sesederhana itu, ada beberapa langkah awal yang mesti dilakukan dahulu sebelum menetapkan bagian-bagian dalam Heading Styles. Banyak tutorial di Youtube dan web blogspot juga wordpres yang membahas mengenai hal ini. Tapi mereka tidak membahas 1 langkah awal yang sangat penting.
Sayapun dahulu juga seperti itu, ketika baru pertama kali mengenal fungsi ini di MW (Microsoft Word). Setelah mempelajari dari banyak web juga video youtube, saya tak juga mampu membuat sebuah format laporan dengan daftar isi otomatis yang rapi dan baik.
Saat itu tahun 2012, setelah 7 tahun kuliah akhirnya saya memutuskan untuk menyelesaikan Tugas Akhir dan kemudian wisuda. Ini waktu yang cukup lama buat mahasiswa S1, tapi semua itu terasa sangat biasa bagi kami. Padahal sudah sejak tahun 2009 saya telah 0 kredit, atau telah menuntaskan semua mata kuliah dan mulai menyusun Tugas Akhir.
Beberapa bulan usai wisuda saya memutuskan berangkat ke Bandung, dan bergabung dengan perusahaan konsultan yang bergerak pada jasa perencanaan transportasi, planologi dan arsitekur. Beberapa tahun disana, sangat banyak pengetahuan, pelajaran hidup dan pengalaman berharga saya peroleh. Semua itu tidaklah muda, saya selalu ingat saat pertamakali akan mengerjakan sebuah laporan kegiatan.
"Azis, sudah bisa buat daftar isi otomatis?", tanya bos saya waktu, karena memang belum bisa sayapun menjawab dengan jujur "belum bisa pak". Bos saya tak marah ataubheran dengan itu, malahan beliau memberikan tantangan "kalau begitu, Azis harus bisa dulu baru boleh buat laporan".
Hampir 1 minggu saya membaca dan menonton youtube untuk menyelesaikan 1 master file daftar isi otomatis. Setelah mengajukan pada bos, beliau bilang "ini sudah benar, hanya saja ada 1 langkah awal yang tidak dilakukan", setelah itu beliaupun membuka rahasianya.
Sejak saat itu sampai sekarang, saya jadi sangat mahir membuat dan mengedit laporan dengan format otomatis, dan mulai membagi resepnya pada beberapa teman di Makassar.
Selain daftar isi otomatis, ada juga tools lainnya seperti daftar gambar dan daftar tabel otomatis. Mau dimodifikasi untuk jenis nama lain selain "gambar" dan "tabel" pun sangat bisa dilakukan, tentu saja urutan nomornya pun akan otomatis dilakukan oleh sistem bukan ketik manual.
Itu sangat dibutuhkan dalam pengerjaan laporan kegiatan dengan jumlah halaman sangat banyak seperti 200-500 atau bahkan hampir 1000 halaman. Seringkali para pembuat laporan keteteran saat terakhir, ketika laporan telah selesai, tinggal menyisahkan daftar isi, daftar tabel, daftar gambar dan daftar peta.
Butuh waktu berjam-jam untuk membuat semua itu secara manual tanpa menggunakan format otomatis, sedangkan waktu sudah mepet karena laporan sudah harus segera dicetak dan digandakan.
Yang terjadi ahirnya antara daftar isi dan nomor halaman terkadang tidak sinkron, daftar isi berkata lain dan isi serta nomor halaman juga berkata lain. Ini akan membingungkan pembaca dan dapat sangat merugikan apabila laporan diminta untuk diperbaiki.
Membuat format otomatis tidaklah susah, karena semua yang dibutuhkan sudah ada dan disediakan oleh Microsoft Word, kita tinggal pilih dan klik saja. Begitupun halnya dengan mengedit sebuah laporan manual untuk dijadikan format otomatis, semua sangatlah mudah.
Akan jadi lebih mudah lagi apabila telah memiliki master file format otomatis, tinggal copy paste dan merapikan sedikit-sedikit dengan menggunakan "Format Painter". Selain Heading Styles, Format Painter adalah salah satu tools yang paling sering saya gunakan ketika membuat maupun mengedit laporan.
Saya teringat perkataan teman saya dulu, "Teknologi itu hadir untuk memudahkan kerja-kerja manusia, bukannya menyusahkan. Yang menyusahkan itu, orang tidak tau tapi enggan mencari tau".
Jadi kalau bisa gampang dan otomatis, buat apa buat manual?. Kalau bisa lebih cepat dan menghemat waktu serta tenaga, buat apa capek-capek dan pusing berlama-lama didepan computer?.
Berikut master file laporan otomatis yang saya biasa gunakan, tentu saja ini bukan file awal yang saya buat. Ini file laporan yang sebelumnya telah saya hapus isinya dan hanya menyisahkan bab beserta sub bab dan beberapa poin-poin turunannya.
0 comments:
Posting Komentar